Een bedrijf kan winst maken en toch moeite hebben om salarissen, leveranciers of belastingen op tijd te betalen. Dat verschil ontstaat doordat winst en cashflow iets anders meten. Winst laat zien wat er boekhoudkundig overblijft na opbrengsten en kosten. Cashflow kijkt naar het geld dat in een bepaalde periode daadwerkelijk binnenkomt en uitgaat.
Wie zijn cashflow wil berekenen, kan daarom beginnen met een eenvoudige formule:
Cashflow = ontvangen geld – betaald geld
Is de uitkomst positief, dan is er in die periode meer geld binnengekomen dan uitgegaan. Is de uitkomst negatief, dan neemt de beschikbare kaspositie af. Voor dagelijks liquiditeitsbeheer is dat een bruikbaar uitgangspunt, al is zo'n eenvoudig overzicht iets anders dan een volledige berekening van operationele kasstroom of vrije kasstroom.
Wat is cashflow?
Cashflow, of kasstroom, is het verschil tussen de daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven van een onderneming over een bepaalde periode. Dat kan een dag, week, maand of kwartaal zijn. Ook de Kamer van Koophandel wijst erop dat winst niet automatisch betekent dat er voldoende geld beschikbaar is. Late betalingen, voorraad en investeringen kunnen veel liquiditeit vragen terwijl de onderneming boekhoudkundig winstgevend blijft.
Voor veel mkb-bedrijven is een maandoverzicht het meest praktisch. Je zet dan het saldo aan het begin van de maand naast alle bedragen die daadwerkelijk op de zakelijke rekening zijn binnengekomen en alle bedragen die werkelijk zijn betaald.
Dat levert een ander beeld op dan alleen naar omzet of winst kijken.
Cashflow, omzet en winst zijn niet hetzelfde
Omzet is het bedrag dat je met de verkoop van producten of diensten realiseert. Winst ontstaat wanneer je van de opbrengsten de kosten aftrekt. Cashflow kijkt niet primair naar het moment waarop omzet en kosten boekhoudkundig worden verwerkt, maar naar het moment waarop geld daadwerkelijk beweegt.
Dat verschil wordt zichtbaar bij verkoop op factuur. Stel dat je in maart een opdracht van €20.000 afrondt en factureert, terwijl de klant pas in april betaalt. De omzet kan al in maart worden verwerkt, maar de €20.000 verschijnt pas in april als ontvangst in je kasoverzicht.
Hetzelfde probleem speelt bij openstaande facturen. Goed debiteurenbeheer is daarom direct verbonden met liquiditeit: omzet die al is gerealiseerd, kan nog weken buiten bereik blijven zolang klanten niet betalen. Bij snelgroeiende ondernemingen kan dat effect juist sterker worden, omdat personeel, leveranciers en voorraad vaak eerder moeten worden betaald dan klanten hun facturen voldoen. Daarom vraagt ook cashflow tijdens snelle bedrijfsgroei om extra aandacht.
Cashflow berekenen over één maand
Voor een eenvoudig cashflowoverzicht heb je in eerste instantie niet veel nodig. Begin met het saldo op de bankrekening aan het begin van de maand en noteer vervolgens alle werkelijke ontvangsten en betalingen.
Neem een fictief installatiebedrijf dat de maand begint met €20.000 op de zakelijke rekening.
Ontvangsten
Betalingen van klanten: €35.000
Overige ontvangsten: €2.000
Totale ontvangsten: €37.000
Uitgaven
Leveranciers en materiaal: €15.000
Lonen: €10.000
Huur en overige vaste lasten: €5.000
Aankoop nieuwe apparatuur: €6.000
Totale uitgaven: €36.000
De cashflowberekening wordt dan:
€37.000 ontvangsten – €36.000 uitgaven = €1.000 positieve cashflow
Het bedrijf begon met €20.000 en eindigt daardoor op:
€20.000 + €1.000 = €21.000 eindsaldo
De onderneming heeft in deze maand dus €1.000 meer ontvangen dan betaald. Juist doordat het overzicht alleen kijkt naar werkelijke geldstromen, ziet de ondernemer direct hoeveel financiële ruimte er daadwerkelijk is ontstaan.
Waarom winst hoger kan zijn dan de cashflow
Stel dat het bedrijf in dezelfde maand €50.000 omzet heeft geboekt. Dat betekent niet dat er ook €50.000 op de rekening is binnengekomen. In ons voorbeeld kwam slechts €35.000 aan klantbetalingen binnen.
Tegelijkertijd is de investering van €6.000 in apparatuur in het cashflowoverzicht direct volledig zichtbaar als betaling. Boekhoudkundig kan zo'n investering echter over meerdere jaren worden afgeschreven. Daardoor kan de winst in die maand relatief hoog lijken, terwijl de bankrekening wel onmiddellijk met €6.000 daalt.
Het omgekeerde kan eveneens voorkomen. Een onderneming kan bijvoorbeeld €50.000 lenen. Daardoor stijgt het banksaldo direct, maar een lening is geen omzet en verhoogt de winst niet.
Wie alleen naar winst kijkt, mist dus het moment waarop geld beschikbaar komt of verdwijnt. Dat is een belangrijke reden waarom cashflowproblemen vaak eerder zichtbaar zijn in betalingstermijnen, groeiende voorraden of oplopende verplichtingen dan in de uiteindelijke winst-en-verliesrekening.
Hoe verwerk je btw bij cashflow berekenen?
Voor een eenvoudig kasoverzicht geldt een praktische regel: kijk naar wat er daadwerkelijk op de rekening gebeurt.
Ontvang je van een klant €12.100 inclusief €2.100 btw, dan komt op dat moment €12.100 binnen. Voor je liquiditeitspositie is dat hele bedrag relevant. De €2.100 btw is alleen niet vrij beschikbaar alsof het winst is, omdat dit bedrag afhankelijk van je btw-positie later geheel of gedeeltelijk moet worden afgedragen.
Daarbij moet het cashflowoverzicht niet worden verward met de btw-administratie. Bij het factuurstelsel van de Belastingdienst speelt de factuurdatum een belangrijke rol bij het tijdvak waarin btw wordt aangegeven. Bij het kasstelsel is juist het moment waarop betaald wordt bepalender. Welke methode van toepassing is, hangt af van de onderneming.
Voor je eigen liquiditeitsplanning is het verstandig om toekomstige btw-betalingen afzonderlijk op te nemen. Anders kan het banksaldo ruimer ogen dan het bedrag dat werkelijk beschikbaar is voor andere uitgaven.
Investeringen en leningen vragen een andere blik
Investeringen en financiering zijn twee posten waarbij winst en cashflow sterk uiteen kunnen lopen.
Koop je een machine van €30.000 en betaal je die direct, dan verdwijnt €30.000 van de rekening. Boekhoudkundig wordt die machine doorgaans niet volledig als kostenpost van één maand verwerkt. Voor je cashflow telt de betaling wel meteen.
Bij een lening gebeurt het tegenovergestelde. Het geleende bedrag komt binnen als cash, maar vormt geen omzet. Rente en aflossingen zorgen later juist voor uitgaande geldstromen.
Bij groeiplannen kan de manier waarop een investering wordt gefinancierd daardoor grote invloed hebben op de beschikbare kasruimte. Baaz schreef eerder over opschalen zonder de cashflow onnodig te belasten. Een investering kan economisch verstandig zijn en tegelijkertijd tijdelijk veel liquiditeit opslokken.
Cashflow berekenen wordt sterker met actuele administratie
Een eenvoudig spreadsheet kan voldoende zijn voor een eerste maandelijkse cashflowberekening, maar het overzicht wordt betrouwbaarder wanneer banktransacties, facturen en openstaande posten actueel worden bijgehouden.
Boekhoudsoftware kan een deel daarvan automatiseren. Zo kan software banktransacties koppelen aan boekingen en openstaande facturen beter zichtbaar maken. WINMAG Pro beschreef bijvoorbeeld hoe Exact Online steeds meer boekhoudtaken automatiseert.
Ook de verdere integratie van facturatie, boekhouding en rapportage helpt om financiële gegevens dichter bij elkaar te brengen. Naarmate het aantal transacties groeit, wordt dat belangrijker. Handmatig één maand narekenen is overzichtelijk; honderden facturen, verschillende betaaltermijnen en meerdere bankrekeningen vragen al snel om een strakker proces.
Ook e-facturatie kan daarbij helpen doordat factuurinformatie gestructureerder wordt verwerkt en minder afhankelijk wordt van handmatige invoer.
Wat vertelt de uitkomst van je cashflowberekening?
Een positieve cashflow is niet automatisch bewijs dat een bedrijf financieel gezond is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er net een lening is ontvangen of dat een geplande investering is uitgesteld. Een negatieve cashflow hoeft evenmin direct problematisch te zijn wanneer het geld bewust wordt ingezet voor een investering die later rendement moet opleveren.
De uitkomst krijgt vooral betekenis wanneer je die meerdere maanden achter elkaar volgt. Dan wordt zichtbaar of een tekort tijdelijk is of structureel terugkomt en welke posten daarvoor verantwoordelijk zijn.
Let daarbij in ieder geval op:
terugkerende maanden waarin meer wordt betaald dan ontvangen;
groeiende openstaande klantfacturen;
grote btw- of belastingbetalingen die nog moeten volgen;
investeringen die veel kasruimte vragen;
aflossingen en rente op financiering;
seizoenspatronen in omzet en uitgaven.
Wanneer daar structurele spanning ontstaat, is een eenvoudig kasoverzicht niet meer voldoende. Dan kan een liquiditeitsprognose, analyse van werkkapitaal of volledige kasstroomberekening nodig zijn.
Een eenvoudig kasoverzicht is geen vrije kasstroom
Bij cashflow berekenen voor dagelijks ondernemerschap gaat het in dit artikel bewust om een praktisch overzicht van ontvangsten en betalingen. Dat is niet hetzelfde als de formele operationele kasstroom uit een kasstroomoverzicht en ook niet hetzelfde als vrije kasstroom.
Vrije kasstroom wordt onder meer gebruikt om te beoordelen hoeveel geld een onderneming na bepaalde operationele uitgaven en investeringen daadwerkelijk overhoudt. Dat is vooral relevant bij bedrijfswaardering, financiering en diepere financiële analyse.
Voor de praktische vraag kan ik volgende maand mijn rekeningen betalen? is het eenvoudige kasoverzicht een goed begin. Voor investeringsbeslissingen, financieringsaanvragen of structurele liquiditeitsproblemen is aanvullende analyse nodig.
Expertcontrole vóór publicatie: laat het rekenvoorbeeld en de behandeling van btw, investeringen en leningen controleren door een boekhouder of accountant. Voeg hier vervolgens een korte praktijktoelichting toe van deze expert, bijvoorbeeld over welke posten ondernemers in hun eigen cashflowoverzicht het vaakst vergeten.
Cashflow berekenen geeft eerder zicht op financiële krapte
Het belangrijkste voordeel van regelmatig cashflow berekenen zit niet in de formule zelf. De waarde zit in het zichtbaar maken van timing.
Een onderneming kan een goede orderportefeuille en winstgevende opdrachten hebben en toch tijdelijk krap zitten omdat klanten later betalen dan leveranciers. Omgekeerd kan een hoog banksaldo een vertekend beeld geven wanneer binnenkort btw, salarissen of aflossingen moeten worden betaald.
Wie maandelijks begint met het beginsaldo, werkelijke ontvangsten en werkelijke betalingen, ziet eerder waar geld vastloopt en wanneer toekomstige verplichtingen druk op de rekening gaan zetten. Daarmee wordt cashflow geen cijfer dat achteraf uit de administratie komt, maar een praktisch stuurmiddel voor de onderneming.